Obsługa wizowa B2B: Strategiczne wsparcie Twojej firmy w relacjach z USA

Stany Zjednoczone pozostają kluczowym partnerem biznesowym dla polskich przedsiębiorstw – od korporacji z oddziałami w USA, przez eksporterów obecnych na targach i konferencjach, po firmy IT świadczące usługi dla amerykańskich klientów. Każdy kontakt biznesowy z USA potencjalnie wymaga delegowania pracowników: negocjacje kontraktowe, instalacje systemów, szkolenia, targi branżowe, spotkania zarządu grupy kapitałowej, audyty techniczne.

Problem dla działów HR i administracji: każda delegacja to proces wizowy wymagający precyzyjnego wypełnienia formularzy, zebrania dokumentacji, przygotowania pracownika do rozmowy konsularnej i zarządzania ryzykiem odmowy. Gdy kluczowy inżynier nie dostanie wizy na tydzień przed kluczową instalacją dla największego klienta, firma traci nie tylko koszt podróży ale potencjalnie cały kontrakt wart setki tysięcy dolarów. Gdy prezes zarządu zostanie zatrzymany na rozmowie konsularnej przez nieprawidłowo wypełniony formularz, opóźnienie może kosztować utratę szansy inwestycyjnej.

Większość dużych organizacji nie ma dedykowanych specjalistów od procesów wizowych – zadanie spada na HR lub asystentów którzy dodatkowo do dziesiątek innych obowiązków muszą rozszyfrować skomplikowane wymagania amerykańskiego systemu imigracyjnego. Rezultat: stres, błędy, marnowany czas i ryzyko dla krytycznych projektów biznesowych.

USAwizy.pl oferuje kompleksową obsługę B2B procesów wizowych dla firm regularnie delegujących pracowników do USA – od audytu potrzeb i optymalizacji ścieżek wizowych, przez profesjonalne przygotowanie dokumentacji i wsparcie przy petycjach, po coaching pracowników przed rozmowami konsularnymi. Ten artykuł wyjaśnia jak strategiczny outsourcing procesów wizowych przekłada się na oszczędność czasu, redukcję ryzyka i focus zespołu na celach biznesowych zamiast logistyce administracyjnej.

Dlaczego firmy wybierają outsourcing procesów wizowych?

Oszczędność czasu działów HR i administracji

Samodzielna obsługa pojedynczego procesu wizowego dla pracownika to minimum dziesięć-piętnaście godzin pracy dla osoby nie mającej doświadczenia z systemem amerykańskim:

Rozszyfrowanie który typ wizy jest właściwy (ESTA, B1/B2, L-1, H1-B?)
Przeczytanie instrukcji formularza DS-160 (kilkadziesiąt stron)
Zebranie wszystkich wymaganych danych od pracownika
Wypełnienie wielostronicowego formularza w języku angielskim
Weryfikacja poprawności (każdy błąd to potencjalna odmowa)
Umówienie wizyty konsularnej
Przygotowanie pracownika do rozmowy

Dla firmy delegującej pięciu-dziesięciu pracowników rocznie to pięćdziesiąt-sto pięćdziesiąt godzin pracy kwalifikowanego personelu zainwestowanego w zadania administracyjne zamiast core business activities. Przy koszcie godziny pracy specjalisty HR minimum sto złotych to pięć-piętnaście tysięcy złotych rocznego marnowanego czasu.

Outsourcing do USAwizy.pl redukuje zaangażowanie działu HR do minimum – dostarczenie podstawowych danych pracownika (paszport, CV, cel podróży), reszta jest obsługiwana przez specjalistów. Czas zaangażowania: dwie-trzy godziny na całą grupę pracowników.

Minimalizacja ryzyka odmowy wizowej dla kluczowych pracowników

Scenariusz rzeczywisty: Firma produkcyjna wysyła senior engineera na dwutygodniową instalację i konfigurację linii produkcyjnej u klienta w USA. Kontrakt wart pięćset tysięcy dolarów, klauzula karna za opóźnienie uruchomienia produkcji. HR samodzielnie wypełnia DS-160, ale przez brak doświadczenia popełnia błędy:

Niewłaściwa klasyfikacja celu podróży (turystyka zamiast biznes)
Brak szczegółowości w opisie planowanych aktywności
Niespójność dat w historii zatrudnienia
Błąd w pisowni nazwy miejsca urodzenia

Konsul widzi niespójności i odmawia wizy podejrzewając że prawdziwy cel to nielegalna praca. Firma traci kontrakt, płaci karę umowną, niszczy relację z kluczowym klientem. Koszt: miliony złotych. Przyczyna: zaoszczędzenie kilku tysięcy na profesjonalnej obsłudze wizowej.

USAwizy.pl eliminuje to ryzyko poprzez:

Profesjonalne wypełnienie formularzy przez specjalistów z setkami przeprocesowanych wniosków
Weryfikację spójności wszystkich informacji z dokumentami firmowymi
Strategiczne sformułowanie celu podróży zgodnie z oczekiwaniami konsulów
Przygotowanie pracownika do rozmowy konsularnej – coaching odpowiedzi na typowe pytania

Rezultat: wskaźnik akceptacji powyżej dziewięćdziesięciu pięciu procent dla klientów korporacyjnych (vs około siedemdziesiąt-osiemdziesiąt procent dla samodzielnych aplikacji).

Zakres obsługi B2B w USAwizy.pl – więcej niż pośrednictwo

Audyt potrzeb wizowych i dobór optymalnej ścieżki (ESTA vs. B1/B2 vs. L1)

Pierwszym krokiem współpracy jest szczegółowa analiza profilu wyjazdów służbowych firmy:

Jak często delegujecie pracowników do USA?
Jaki jest typowy cel (targi, szkolenia, instalacje, spotkania zarządu)?
Jak długie są pobyty?
Czy macie struktury korporacyjne w USA (oddział, spółka zależna)?
Jaki jest profil delegowanych osób (zarząd, specjaliści, technicy)?

Na podstawie audytu optymalizujemy ścieżkę wizową minimalizującą koszty i maksymalizującą flexibility:

Scenariusz 1: Okazjonalne wyjazdy krótkie (do 90 dni) → ESTA dla pracowników kwalifikujących się (obywatele Polski bez dyskwalifikujących czynników) → Koszt: czternaście dolarów + czas na aplikację (minuty) → Idealne dla: udział w targach, krótkie szkolenia, meeting z klientami

Scenariusz 2: Częste wyjazdy lub pracownicy nie kwalifikujący się do ESTA → Wiza B1/B2 ważna dziesięć lat pozwalająca na wielokrotne wjazdy → Koszt: sto osiemdziesiąt pięć dolarów + obsługa, ale amortyzuje się przez dekadę → Idealne dla: key account managers, technicy serwisowi, kadra zarządzająca

Scenariusz 3: Transfer pracowników do oddziału amerykańskiego na dłużej → Wizy L-1A (executives) lub L-1B (specialized knowledge) → Proces wymagający petycji korporacyjnej, ale pozwala na pobyt do pięciu-siedmiu lat → Idealne dla: expats zarządzających oddziałem USA, specjaliści transferowani do projektów

Scenariusz 4: Zatrudnienie amerykańskie pracowników specjalistycznych → Wiza H1-B wymagająca petycji pracodawcy i uczestnictwa w loterii → Złożony proces ale prowadzący do długoterminowego zatrudnienia → Idealne dla: programiści, inżynierowie zatrudniani przez amerykański oddział

Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej i wsparcie przy petycjach

Dla wiz wymagających petycji korporacyjnych (L-1, H1-B) USAwizy.pl koordynuje cały proces:

Dokumentacja relacji korporacyjnych – przygotowanie dowodów powiązań między polską jednostką a amerykańską (struktury własnościowe, umowy, transfers finansowe) wymaganych dla L-1

Dokumentacja kwalifikacji pracownika – kompilacja CV, certyfikatów, recommendation letters, portfolio projektów udowadniających specialized knowledge lub executive/managerial capacity

Koordynacja z US immigration attorney – współpraca z prawnikiem po stronie amerykańskiej przygotowującym petycję I-129, zapewnienie że dokumentacja z Polski spełnia wymogi USCIS

Job description i organizational charts – przygotowanie szczegółowych opisów stanowisk i struktur organizacyjnych potwierdzających wymagania pozycji

Financial documentation – kompilacja dokumentów finansowych firmy potwierdzających zdolność do wypłaty oferowanej kompensacji

To eliminuje konieczność angażowania polskiego managementu w szczegóły techniczne imigracyjne – USAwizy.pl działa jako single point of contact koordynujący wszystkie strony procesu.

Delegowanie pracowników na targi, kontrakty i szkolenia (Wiza B1/B2)

Wiza B1 (Business) pozwala na wjazd do USA w celach biznesowych takich jak:

Negocjacje kontraktów i spotkania biznesowe
Udział w konferencjach, targach, wystawach branżowych
Szkolenia (jeśli nie prowadzą do certyfikacji uznawanej w USA)
Konsultacje z partnerami biznesowymi
Instalacje, konfiguracje, serwis sprzedanego sprzętu (short-term)
Audyty techniczne, due diligence przed inwestycją

Kluczowa zasada B1: Nie możesz wykonywać produktywnej pracy dla amerykańskiej firmy czy otrzymywać wynagrodzenia ze źródeł amerykańskich. Możesz prowadzić business activities ale nie labor/employment.

Przykład dozwolony: Inżynier z polskiej firmy instaluje maszynę sprzedaną amerykańskiemu klientowi. Wynagrodzenie płaci polska firma, maszyna już należy do klienta amerykańskiego, inżynier tylko konfiguruje i szkoli personel klienta.

Przykład zabroniony: Programista z polskiej firmy jedzie do USA aby pracować w biurze amerykańskiego klienta nad jego projektem przez trzy miesiące. To jest employment wymagające wizy pracowniczej (H1-B), nie business visit.

USAwizy.pl przygotowuje pracowników do rozmowy konsularnej:

Jak precyzyjnie opisać cel podróży zgodnie z wymogami B1
Jakie dokumenty pokazać (zaproszenie od partnera amerykańskiego, program konferencji/targów, umowa serwisowa)
Jak odpowiedzieć na pytania o finansowanie (firma polska płaci wszystkie koszty)
Jak udowodnić powiązania z Polską (wracasz do swojej pracy i rodziny)

Mock interview eliminuje niepewność i znacząco zwiększa pewność siebie pracownika na prawdziwej rozmowie.

Transfer pracowników wewnątrz grupy kapitałowej (Wizy L-1A i L-1B)

Dla międzynarodowych korporacji z jednostkami w Polsce i USA wizy L-1 są optymalną ścieżką transferu kluczowych pracowników:

L-1A (Intracompany Transferee Executive or Manager) – dla kadry zarządzającej:

Zarządzają firmą lub istotnym działem
Nadzorują pracę innych managerów lub professional staff
Mają authority nad decyzjami strategicznymi i operacyjnymi

L-1B (Intracompany Transferee Specialized Knowledge) – dla specjalistów:

Posiadają zaawansowaną wiedzę o produktach, usługach, procesach, procedurach firmy
Wiedza ta jest proprietary (specyficzna dla firmy, nie dostępna powszechnie na rynku)
Przykłady: senior developerzy znający unikalne systemy firmy, inżynierowie specjalizujący się w firmowych technologiach, eksperci procesów biznesowych specyficznych dla organizacji

Wymagania:

Pracownik musi pracować dla zagranicznej jednostki minimum rok ciągły w ciągu ostatnich trzech lat
Transfer na stanowisko executive/managerial (L-1A) lub specialized knowledge (L-1B)
Istnienie qualifying relationship między jednostkami (parent, subsidiary, affiliate, branch)

Proces:

Firma amerykańska składa petycję I-129 do USCIS z dokumentacją relacji korporacyjnych i kwalifikacji pracownika
USCIS zatwierdza lub żąda dodatkowych dowodów (RFE)
Po zatwierdzeniu pracownik aplikuje o wizę w konsulacie (zwykle formality)
Wjazd do USA i rozpoczęcie pracy

USAwizy.pl:

Audyt kwalifikacji pracownika – czy faktycznie spełnia wymogi L-1A/L-1B
Przygotowanie dokumentacji proving specialized knowledge (to najtrudniejsza część – USCIS jest bardzo sceptyczny)
Koordynacja z US counsel preparing petition
Wsparcie przy odpowiedzi na RFE jeśli USCIS kwestionuje kwalifikacje
Przygotowanie do rozmowy konsularnej (choć dla L-1 z approved petition rozmowa jest zwykle prosta)

Case Study: Optymalizacja procesu wizowego w dużej organizacji IT

Klient: Polska firma IT z pięciuset pracownikami, dział developerski świadczący usługi dla kilkunastu klientów amerykańskich, potrzeba regularnych wyjazdów do USA (customer meetings, sprint reviews, architektury workshops).

Wyzwanie początkowe:

Około dwudziestu wyjazdów rocznie różnych developerów/managerów
Każdy wyjazd obsługiwany ad-hoc przez HR – chaos, błędy, opóźnienia
Dwie odmowy wizowe w ciągu roku przez nieprawidłowo wypełnione formularze
Brak strategii – niektórzy pracownicy używali ESTA, inni aplikowali o B1/B2 bez wyraźnej logiki

Rozwiązanie USAwizy.pl:

Faza 1: Audyt i strategia

Analiza profilu wyjazdów – większość trips to pięć-siedem dni, customer meetings/workshops
Identyfikacja key travelers – około dziesięciu osób wyjeżdżających regularnie (3+ razy rocznie)
Strategia: Key travelers dostają wizy B1/B2 (dziesięcioletnie, flexibility), pozostali używają ESTA

Faza 2: Batch processing wiz B1/B2

Przygotowanie dziesięciu aplikacji jednocześnie dla key travelers
Profesjonalne wypełnienie DS-160 z precyzyjnym opisem business activities
Coaching grupowy przed rozmowami konsularnymi
Rezultat: wszystkie dziesięć wiz approved, pracownicy mają freedom wyjazdów przez dekadę

Faza 3: Ongoing support

HR zgłasza do USAwizy.pl planowane wyjazdy nowych pracowników
USAwizy.pl weryfikuje czy kwalifikują się do ESTA czy potrzebują B1/B2
Dla B1/B2 – profesjonalne przygotowanie aplikacji
Dla ESTA – guidance ale pracownik aplikuje sam (prosty proces)

Rezultaty po roku:

Zero odmów wizowych (vs dwie w roku poprzednim)
Oszczędność czasu HR: około stu godzin rocznie (dwadzieścia aplikacji × pięć godzin)
Eliminacja stresu i unpredictability – HR wie że proces jest pod kontrolą
Flexibility – key travelers mogą decydować o wyjazdach w krótkim notice bez martwienia się o wizy

ROI: Koszt usługi USAwizy.pl około piętnaście-dwadzieścia tysięcy złotych rocznie. Oszczędność czasu HR + eliminacja ryzyka odmów (jeden stracony kontrakt z powodu braku wizy dla key person = setki tysięcy strat) = wielokrotny return.

Transparentność i bezpieczeństwo danych w relacjach biznesowych

Kwestie krytyczne dla klientów korporacyjnych:

Ochrona danych osobowych (RODO) – USAwizy.pl przetwarza dane pracowników (paszporty, CV, informacje osobiste) zgodnie z najwyższymi standardami RODO. Umowa powierzenia przetwarzania danych, encryption danych w tranzycie i storage, access controls, regular audits.

Fakturowanie i transparentność kosztów – faktury VAT z rozpisanymi pozycjami, brak ukrytych opłat. Modele cenowe:

Per application – stała stawka za każdą obsłużoną aplikację wizową
Retainer – miesięczna/roczna opłata dla firm z regularną potrzebą (volume discount)
Project-based – dla dużych projektów (np. transfer dziesiątek pracowników do nowego oddziału USA)

Dedicated account manager – dla klientów korporacyjnych przypisanie dedykowanego opiekuna znającego specyfikę firmy, procesy, key people. Single point of contact eliminujący konieczność tłumaczenia kontekstu każdemu kolejnemu specialist.

SLA i response times – gwarantowane czasy reakcji na zapytania (np. odpowiedź w ciągu czterech godzin roboczych), tracking statusu każdej aplikacji w czasie rzeczywistym przez portal klienta.

Confidentiality agreements – dla firm operujących w wrażliwych sektorach (defense, finance, IP-intensive) możliwość podpisania NDA chroniących informacje biznesowe ujawnione w procesie wizowym.

Podsumowanie: Skoncentruj się na celach biznesowych, my zajmiemy się logistyką wizową

Dla firm prowadzących aktywne relacje biznesowe z USA procesy wizowe są koniecznością operacyjną, nie core business activity. Inwestowanie czasu wykwalifikowanego personelu w rozszyfrowanie labiryntu amerykańskiego systemu imigracyjnego to nieefektywne wykorzystanie zasobów. Ryzyko błędów prowadzących do odmów wizowych dla kluczowych pracowników to threat dla projektów biznesowych o wartości rzędów wielkości wyższych niż koszt profesjonalnej obsługi wizowej.

Strategiczny outsourcing procesów wizowych do USAwizy.pl pozwala organizacji focus na tym co robi najlepiej – rozwijaniu biznesu z partnerami amerykańskimi – podczas gdy specjaliści zajmują się zapewnieniem że Twoi ludzie dotrą tam gdzie muszą, wtedy kiedy muszą, bez ryzyka i stresu.

Zamów bezpłatną konsultację dla Twojego działu HR i poznaj ofertę kompleksowej obsługi B2B wyjazdów do USA. Przeanalizujemy profil wyjazdów służbowych Twojej firmy, zidentyfikujemy obszary ryzyka i nieefektywności, zaproponujemy zoptymalizowaną strategię wizową i przedstawimy transparentny model współpracy dopasowany do skali Twoich potrzeb. Przekształć procesy wizowe z source of stress w seamless operational support wspierający międzynarodową ekspansję Twojego biznesu.

activities. Przy koszcie godziny pracy specjalisty HR minimum sto złotych to pięć-piętnaście tysięcy
złotych rocznego marnowanego czasu.
Outsourcing do USAwizy.pl redukuje zaangażowanie działu HR do minimum – dostarczenie
podstawowych danych pracownika (paszport, CV, cel podróży), reszta jest obsługiwana przez
specjalistów. Czas zaangażowania: dwie-trzy godziny na całą grupę pracowników.
Minimalizacja ryzyka odmowy wizowej dla kluczowych
pracowników
Scenariusz rzeczywisty: Firma produkcyjna wysyła senior engineera na dwutygodniową instalację i
konfigurację linii produkcyjnej u klienta w USA. Kontrakt wart pięćset tysięcy dolarów, klauzula karna
za opóźnienie uruchomienia produkcji. HR samodzielnie wypełnia DS-160, ale przez brak
doświadczenia popełnia błędy:
– Niewłaściwa klasyfikacja celu podróży (turystyka zamiast biznes)
– Brak szczegółowości w opisie planowanych aktywności
– Niespójność dat w historii zatrudnienia
– Błąd w pisowni nazwy miejsca urodzenia
Konsul widzi niespójności i odmawia wizy podejrzewając że prawdziwy cel to nielegalna praca. Firma
traci kontrakt, płaci karę umowną, niszczy relację z kluczowym klientem. Koszt: miliony złotych.
Przyczyna: zaoszczędzenie kilku tysięcy na profesjonalnej obsłudze wizowej.
USAwizy.pl eliminuje to ryzyko poprzez:
– Profesjonalne wypełnienie formularzy przez specjalistów z setkami przeprocesowanych
wniosków
– Weryfikację spójności wszystkich informacji z dokumentami firmowymi
– Strategiczne sformułowanie celu podróży zgodnie z oczekiwaniami konsulów
– Przygotowanie pracownika do rozmowy konsularnej – coaching odpowiedzi na typowe
pytania
Rezultat: wskaźnik akceptacji powyżej dziewięćdziesięciu pięciu procent dla klientów korporacyjnych
(vs około siedemdziesiąt-osiemdziesiąt procent dla samodzielnych aplikacji).
Zakres obsługi B2B w USAwizy.pl – więcej niż pośrednictwo
Audyt potrzeb wizowych i dobór optymalnej ścieżki (ESTA vs. B1/B2 vs. L1)
Pierwszym krokiem współpracy jest szczegółowa analiza profilu wyjazdów służbowych firmy:
– Jak często delegujecie pracowników do USA?
– Jaki jest typowy cel (targi, szkolenia, instalacje, spotkania zarządu)?
– Jak długie są pobyty?
– Czy macie struktury korporacyjne w USA (oddział, spółka zależna)?
– Jaki jest profil delegowanych osób (zarząd, specjaliści, technicy)?

Na podstawie audytu optymalizujemy ścieżkę wizową minimalizującą koszty i maksymalizującą
flexibility:
Scenariusz 1: Okazjonalne wyjazdy krótkie (do 90 dni) → ESTA dla pracowników kwalifikujących się
(obywatele Polski bez dyskwalifikujących czynników) → Koszt: czternaście dolarów + czas na aplikację
(minuty) → Idealne dla: udział w targach, krótkie szkolenia, meeting z klientami
Scenariusz 2: Częste wyjazdy lub pracownicy nie kwalifikujący się do ESTA → Wiza B1/B2 ważna
dziesięć lat pozwalająca na wielokrotne wjazdy → Koszt: sto osiemdziesiąt pięć dolarów + obsługa,
ale amortyzuje się przez dekadę → Idealne dla: key account managers, technicy serwisowi, kadra
zarządzająca
Scenariusz 3: Transfer pracowników do oddziału amerykańskiego na dłużej → Wizy L-1A
(executives) lub L-1B (specialized knowledge) → Proces wymagający petycji korporacyjnej, ale
pozwala na pobyt do pięciu-siedmiu lat → Idealne dla: expats zarządzających oddziałem USA,
specjaliści transferowani do projektów
Scenariusz 4: Zatrudnienie amerykańskie pracowników specjalistycznych → Wiza H1-B wymagająca
petycji pracodawcy i uczestnictwa w loterii → Złożony proces ale prowadzący do długoterminowego
zatrudnienia → Idealne dla: programiści, inżynierowie zatrudniani przez amerykański oddział
Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej i wsparcie przy
petycjach
Dla wiz wymagających petycji korporacyjnych (L-1, H1-B) USAwizy.pl koordynuje cały proces:
Dokumentacja relacji korporacyjnych – przygotowanie dowodów powiązań między polską jednostką
a amerykańską (struktury własnościowe, umowy, transfers finansowe) wymaganych dla L-1
Dokumentacja kwalifikacji pracownika – kompilacja CV, certyfikatów, recommendation letters,
portfolio projektów udowadniających specialized knowledge lub executive/managerial capacity
Koordynacja z US immigration attorney – współpraca z prawnikiem po stronie amerykańskiej
przygotowującym petycję I-129, zapewnienie że dokumentacja z Polski spełnia wymogi USCIS
Job description i organizational charts – przygotowanie szczegółowych opisów stanowisk i struktur organizacyjnych potwierdzających wymagania pozycji
Financial documentation – kompilacja dokumentów finansowych firmy potwierdzających zdolność do wypłaty oferowanej kompensacji
To eliminuje konieczność angażowania polskiego managementu w szczegóły techniczne imigracyjne –
USAwizy.pl działa jako single point of contact koordynujący wszystkie strony procesu.
Delegowanie pracowników na targi, kontrakty i szkolenia (Wiza B1/B2)
Wiza B1 (Business) pozwala na wjazd do USA w celach biznesowych takich jak:
– Negocjacje kontraktów i spotkania biznesowe
– Udział w konferencjach, targach, wystawach branżowych
– Szkolenia (jeśli nie prowadzą do certyfikacji uznawanej w USA)
– Konsultacje z partnerami biznesowymi

– Instalacje, konfiguracje, serwis sprzedanego sprzętu (short-term)
– Audyty techniczne, due diligence przed inwestycją
Kluczowa zasada B1: Nie możesz wykonywać produktywnej pracy dla amerykańskiej firmy czy
otrzymywać wynagrodzenia ze źródeł amerykańskich. Możesz prowadzić business activities ale nie
labor/employment.
Przykład dozwolony: Inżynier z polskiej firmy instaluje maszynę sprzedaną amerykańskiemu klientowi. Wynagrodzenie płaci polska firma, maszyna już należy do klienta amerykańskiego, inżynier tylko konfiguruje i szkoli personel klienta.
Przykład zabroniony: Programista z polskiej firmy jedzie do USA aby pracować w biurze amerykańskiego klienta nad jego projektem przez trzy miesiące. To jest employment wymagające
wizy pracowniczej (H1-B), nie business visit.
USAwizy.pl przygotowuje pracowników do rozmowy konsularnej:
– Jak precyzyjnie opisać cel podróży zgodnie z wymogami B1
– Jakie dokumenty pokazać (zaproszenie od partnera amerykańskiego, program
konferencji/targów, umowa serwisowa)
– Jak odpowiedzieć na pytania o finansowanie (firma polska płaci wszystkie koszty)
– Jak udowodnić powiązania z Polską (wracasz do swojej pracy i rodziny)
Mock interview eliminuje niepewność i znacząco zwiększa pewność siebie pracownika na prawdziwej
rozmowie.
Transfer pracowników wewnątrz grupy kapitałowej (Wizy L-1A i L-1B)
Dla międzynarodowych korporacji z jednostkami w Polsce i USA wizy L-1 są optymalną ścieżką
transferu kluczowych pracowników:
L-1A (Intracompany Transferee Executive or Manager) – dla kadry zarządzającej:
– Zarządzają firmą lub istotnym działem
– Nadzorują pracę innych managerów lub professional staff
– Mają authority nad decyzjami strategicznymi i operacyjnymi
L-1B (Intracompany Transferee Specialized Knowledge) – dla specjalistów:
– Posiadają zaawansowaną wiedzę o produktach, usługach, procesach, procedurach firmy
– Wiedza ta jest proprietary (specyficzna dla firmy, nie dostępna powszechnie na rynku)
– Przykłady: senior developerzy znający unikalne systemy firmy, inżynierowie specjalizujący się
w firmowych technologiach, eksperci procesów biznesowych specyficznych dla organizacji
Wymagania:
– Pracownik musi pracować dla zagranicznej jednostki minimum rok ciągły w ciągu ostatnich
trzech lat
– Transfer na stanowisko executive/managerial (L-1A) lub specialized knowledge (L-1B)

– Istnienie qualifying relationship między jednostkami (parent, subsidiary, affiliate, branch)
Proces:

Firma amerykańska składa petycję I-129 do USCIS z dokumentacją relacji korporacyjnych i
kwalifikacji pracownika
USCIS zatwierdza lub żąda dodatkowych dowodów (RFE)
Po zatwierdzeniu pracownik aplikuje o wizę w konsulacie (zwykle formality)
Wjazd do USA i rozpoczęcie pracy
USAwizy.pl:
– Audyt kwalifikacji pracownika – czy faktycznie spełnia wymogi L-1A/L-1B
– Przygotowanie dokumentacji proving specialized knowledge (to najtrudniejsza część – USCIS
jest bardzo sceptyczny)
– Koordynacja z US counsel preparing petition
– Wsparcie przy odpowiedzi na RFE jeśli USCIS kwestionuje kwalifikacje
– Przygotowanie do rozmowy konsularnej (choć dla L-1 z approved petition rozmowa jest
zwykle prosta)
Case Study: Optymalizacja procesu wizowego w dużej
organizacji IT
Klient: Polska firma IT z pięciuset pracownikami, dział developerski świadczący usługi dla kilkunastu
klientów amerykańskich, potrzeba regularnych wyjazdów do USA (customer meetings, sprint reviews,
architektury workshops).
Wyzwanie początkowe:
– Około dwudziestu wyjazdów rocznie różnych developerów/managerów
– Każdy wyjazd obsługiwany ad-hoc przez HR – chaos, błędy, opóźnienia
– Dwie odmowy wizowe w ciągu roku przez nieprawidłowo wypełnione formularze
– Brak strategii – niektórzy pracownicy używali ESTA, inni aplikowali o B1/B2 bez wyraźnej
logiki
Rozwiązanie USAwizy.pl:
Faza 1: Audyt i strategia
– Analiza profilu wyjazdów – większość trips to pięć-siedem dni, customer
meetings/workshops
– Identyfikacja key travelers – około dziesięciu osób wyjeżdżających regularnie (3+ razy
rocznie)
– Strategia: Key travelers dostają wizy B1/B2 (dziesięcioletnie, flexibility), pozostali używają
ESTA

Faza 2: Batch processing wiz B1/B2
– Przygotowanie dziesięciu aplikacji jednocześnie dla key travelers
– Profesjonalne wypełnienie DS-160 z precyzyjnym opisem business activities
– Coaching grupowy przed rozmowami konsularnymi
– Rezultat: wszystkie dziesięć wiz approved, pracownicy mają freedom wyjazdów przez dekadę
Faza 3: Ongoing support
– HR zgłasza do USAwizy.pl planowane wyjazdy nowych pracowników
– USAwizy.pl weryfikuje czy kwalifikują się do ESTA czy potrzebują B1/B2
– Dla B1/B2 – profesjonalne przygotowanie aplikacji
– Dla ESTA – guidance ale pracownik aplikuje sam (prosty proces)
Rezultaty po roku:
– Zero odmów wizowych (vs dwie w roku poprzednim)
– Oszczędność czasu HR: około stu godzin rocznie (dwadzieścia aplikacji × pięć godzin)
– Eliminacja stresu i unpredictability – HR wie że proces jest pod kontrolą
– Flexibility – key travelers mogą decydować o wyjazdach w krótkim notice bez martwienia się o wizy
ROI: Koszt usługi USAwizy.pl około piętnaście-dwadzieścia tysięcy złotych rocznie. Oszczędność czasu
HR + eliminacja ryzyka odmów (jeden stracony kontrakt z powodu braku wizy dla key person = setki tysięcy strat) = wielokrotny return.

Transparentność i bezpieczeństwo danych w relacjach biznesowych

Kwestie krytyczne dla klientów korporacyjnych:
Ochrona danych osobowych (RODO) – USAwizy.pl przetwarza dane pracowników (paszporty, CV,
informacje osobiste) zgodnie z najwyższymi standardami RODO. Umowa powierzenia przetwarzania
danych, encryption danych w tranzycie i storage, access controls, regular audits.
Fakturowanie i transparentność kosztów – faktury VAT z rozpisanymi pozycjami, brak ukrytych opłat.
Modele cenowe:
– Per application – stała stawka za każdą obsłużoną aplikację wizową
– Retainer – miesięczna/roczna opłata dla firm z regularną potrzebą (volume discount)
– Project-based – dla dużych projektów (np. transfer dziesiątek pracowników do nowego oddziału USA)
Dedicated account manager – dla klientów korporacyjnych przypisanie dedykowanego opiekuna
znającego specyfikę firmy, procesy, key people. Single point of contact eliminujący konieczność tłumaczenia kontekstu każdemu kolejnemu specialist.

SLA i response times – gwarantowane czasy reakcji na zapytania (np. odpowiedź w ciągu czterech godzin roboczych), tracking statusu każdej aplikacji w czasie rzeczywistym przez portal klienta.
Confidentiality agreements – dla firm operujących w wrażliwych sektorach (defense, finance, IP-intensive) możliwość podpisania NDA chroniących informacje biznesowe ujawnione w procesie wizowym.
Podsumowanie: Skoncentruj się na celach biznesowych, my zajmiemy się logistyką wizową
Dla firm prowadzących aktywne relacje biznesowe z USA procesy wizowe są koniecznością operacyjną, nie core business activity. Inwestowanie czasu wykwalifikowanego personelu w rozszyfrowanie labiryntu amerykańskiego systemu imigracyjnego to nieefektywne wykorzystanie zasobów. Ryzyko błędów prowadzących do odmów wizowych dla kluczowych pracowników to threat dla projektów biznesowych o wartości rzędów wielkości wyższych niż koszt profesjonalnej obsługi wizowej.
Strategiczny outsourcing procesów wizowych do USAwizy.pl pozwala organizacji focus na tym co robi najlepiej – rozwijaniu biznesu z partnerami amerykańskimi – podczas gdy specjaliści zajmują się zapewnieniem że Twoi ludzie dotrą tam gdzie muszą, wtedy kiedy muszą, bez ryzyka i stresu.